Главная страница    Новости    Афиша    Авто    Недвижимость    Работа    Объявления    Попутчики    Общение  
  Справка    Фото    Карты городов    Спорт    Еда    Медицина    Web-камеры    Консультации  
Новости Полярный

найти адрес
Войти или Регистрация
Close
Войти через vk odnoklassniki facebook google twitter
Имя           Забыл имя?
Пароль      Забыл пароль?
               
Реклама на сайте
Угол
Угол

Администрация ЗАТО Александровск одной из первых в Мурманской области перешла на систему электронного документооборота

28 Сентября 2010, 09:33     Полярный

Долгие годы весь документооборот был бумажным. Только сегодня он постепенно переходит в смешанную форму – теперь и с использованием электронного. Администрация ЗАТО Александровск одной из первых в Мурманской области перешла на использование системы электронного документооборота

Утерять невозможно

Чем так привлекателен электронный документооборот? Многие имеют достаточное представление о работе с входящей документацией, например, с договором. Специалист готовит проект. Дальше он должен быть согласован целым рядом других сотрудников. Вносятся правки, и исправленный вариант передается в юридический отдел. Они возвращают договор со своими рецензиями – их тоже надо внести. Теперь необходимо согласовать с бухгалтерией и, наконец, отправляться к руководителю организации: специалист передает документ в секретариат и... ждет заветной подписи. В итоге согласование длится одну, а то и две недели, при этом иногда документ может просто потеряться. Потрачена куча бумаги, нервов и времени.

– Система электронного документооборота позволяет перенести все процессы работы с документами в электронный вид и тем самым ускорить процесс подготовки, рассмотрения и согласования документов до одного-трех дней, – рассказывает начальник отдела внедрений «Инфорсер-Север» Юрий Жемчужнов (на фото справа). – При этом документы не теряются, создается единое хранилище, согласование происходит оперативно, обеспечивается быстрое и гарантированное ознакомление с ними сотрудников.
«Говорящий» документ

Когда встал вопрос о внедрении системы электронного документооборота в администрации ЗАТО Александровск, был сформирован ряд требований, по которым и выбиралась СЭД: возможность автоматизации всех процессов работы с документами, гибкая система отчетности, высокая функциональность, возможность быстрого масштабирования и возможность работы в распределенных средах, ну и, конечно же, доступная стоимость.

– Есть и еще одна важная деталь: система электронного документооборота сама фиксирует все действия или бездействия пользователей, а затем предоставляет данные руководству в виде отчетности об исполнительской дисциплине, – продолжает Юрий Жемчужнов. – Если документ был выслан на ознакомление в электронном виде, система автоматически запишет дату и время (до секунд), когда документ был получен пользователем, так что отговорка «не получал» здесь не пройдет. Таким образом, процессы исполнения поручений и приказов становятся быстрыми, «прозрачными» и абсолютно управляемыми.
Выбор системы был остановлен на СЭД БОСС-Референт. В 2009 году были проведены соответствующие закупочные процедуры, выбран подрядчик для выполнения работ по внедрению СЭД.

В мае 2010 года началось пилотное внедрение СЭД в администрации ЗАТО Александровск, включая управление финансов и управление муниципальной собственности. Было проведено обследование процессов работы с документами, создана концепция будущей системы, подготовлены проекты регламентов по работе с документами в электронном виде, проведено обучение пользователей. В настоящее время заканчивается последний этап внедрения – опытная эксплуатация системы.
Сомнения сотрудников

По словам Юрия Жемчужнова, самое трудное в работе заключалось в разработке концепции системы в условиях преобразований внутри администрации, связанных с объединением трех городов.
– Да, у некоторых сотрудников были опасения в работоспобности системы, – признается Юрий Жемчужнов. – Но мы отнеслись к этому спокойно: боязнь нового – это нормальная ситуация.

Как оказалось, некоторым сотрудникам администрации было не понятно, как будет построена их работа в новой системе, справятся ли они, не придется ли делать лишнюю работу? Но уже в момент обучения и демонстрации системы, а затем и при опытной эксплуатации сомнения были развеяны: работать с документами стало действительно легче. В целом можно отметить, что пилотное внедрение прошло успешно. В системе работают четыре десятка пользователей из трех городов ЗАТО Александровск. Они отмечают существенное сокращение времени при подготовке документов, возможность получения данных о ходе согласования без поиска документа по кабинетам.

– После окончания опытной эксплуатации наша компания представит ряд рекомендаций по развитию системы в ЗАТО Александровск, с включением максимального количества пользователей во всех городах и населенных пунктах ЗАТО, – сказал в заключение Юрий Жемчужнов. – Предстоит еще много работы по развитию системы, усовершенствованию и повышению эффективности работы с обращениями граждан, а также переходу на предоставление услуг в электронном виде. Ведь СЭД – это платформа для инноваций.


Автор: Дмитрий ШЛЕНТОВ    Версия для печати
Если вы обнаружили ошибку в тексте, выделите ее и нажмите Ctrl + Enter


 Просмотры Просмотров 761 Это интересно Мне нравится  Комментировать Отзывы 1 
Угол Угол 2
Угол

Для того, чтобы оставлять отзывы на новости, Вам необходимо войти на сайт

Вы можете оставить комментарий как пользователь социальной сети вконтакте одноклассники Facebook Google+ Twitter

pr0xorpr0xor
Осталось поувольнять старых деревянных сотрудников и все наладится...
9 лет назад #190713
Угол Угол 2

Угол
Угол

Присылайте нам текст, фотографии, видео на hibiny.com@gmail.com - разместим

Или добавляйте сами

Угол Угол 2

Вверх

© 2005 - 2019, Хибины.com     Написать нам, FAQ, Контакты, Реклама

Права на товарный знак защищены св-вом №637404 в ФСпИС

Центр поддержки пользователей, Правила использования сайта, Политика конфиденциальности

МурманскАлакурттиАпатитыВарзугаВерхнетуломскийВидяевоГаджиево (Скалистый)
ЗаозерскЗаполярныйЗареченскЗеленоборскийКандалакшаКильдинстройКировск
КовдорКолаКорзуновоЛовозероМеждуречьеМолочныйМончегорск
МурмашиНикельОленегорскОстровной (Гремиха)ПеченгаПолярные ЗориПолярный
ПушнойРевдаРосляковоСевероморскСнежногорскТериберкаТулома
ТуманныйУмбаУра-Губа

Главная

Новости
     Рейтинг персон

Афиша
     Киноафиша

Авто
     Объявления
     Аналитика и рейтинги
     Цены на заправках

Попутчики

Недвижимость
     Объявления
     Аналитика

Работа
     Вакансии
     Резюме
     Аналитика

Объявления

Еда

Карты городов

Справка
     Желтые страницы
     Каталог сайтов
     Погода
     Курсы валют

Спорт

Медицина
     Рейтинг врачей
     Консультации

Фотографии

Twitter

Общение

On-line Консультации

Мой.hibiny.com

Поиск

О сервере


Наша кнопка:
Мурманск Хибины.com
как поставить?


Google play
AppStore




Участник рейтинга лучших сайтов
Ограничения 18+