Администрация ЗАТО Александровск одной из первых в Мурманской области перешла на систему электронного документооборота

Долгие годы весь документооборот был бумажным. Только сегодня он постепенно переходит в смешанную форму – теперь и с использованием электронного. Администрация ЗАТО Александровск одной из первых в Мурманской области перешла на использование системы электронного документооборота

Утерять невозможно

Чем так привлекателен электронный документооборот? Многие имеют достаточное представление о работе с входящей документацией, например, с договором. Специалист готовит проект. Дальше он должен быть согласован целым рядом других сотрудников. Вносятся правки, и исправленный вариант передается в юридический отдел. Они возвращают договор со своими рецензиями – их тоже надо внести. Теперь необходимо согласовать с бухгалтерией и, наконец, отправляться к руководителю организации: специалист передает документ в секретариат и... ждет заветной подписи. В итоге согласование длится одну, а то и две недели, при этом иногда документ может просто потеряться. Потрачена куча бумаги, нервов и времени.

– Система электронного документооборота позволяет перенести все процессы работы с документами в электронный вид и тем самым ускорить процесс подготовки, рассмотрения и согласования документов до одного-трех дней, – рассказывает начальник отдела внедрений «Инфорсер-Север» Юрий Жемчужнов (на фото справа). – При этом документы не теряются, создается единое хранилище, согласование происходит оперативно, обеспечивается быстрое и гарантированное ознакомление с ними сотрудников.
«Говорящий» документ

Когда встал вопрос о внедрении системы электронного документооборота в администрации ЗАТО Александровск, был сформирован ряд требований, по которым и выбиралась СЭД: возможность автоматизации всех процессов работы с документами, гибкая система отчетности, высокая функциональность, возможность быстрого масштабирования и возможность работы в распределенных средах, ну и, конечно же, доступная стоимость.

– Есть и еще одна важная деталь: система электронного документооборота сама фиксирует все действия или бездействия пользователей, а затем предоставляет данные руководству в виде отчетности об исполнительской дисциплине, – продолжает Юрий Жемчужнов. – Если документ был выслан на ознакомление в электронном виде, система автоматически запишет дату и время (до секунд), когда документ был получен пользователем, так что отговорка «не получал» здесь не пройдет. Таким образом, процессы исполнения поручений и приказов становятся быстрыми, «прозрачными» и абсолютно управляемыми.
Выбор системы был остановлен на СЭД БОСС-Референт. В 2009 году были проведены соответствующие закупочные процедуры, выбран подрядчик для выполнения работ по внедрению СЭД.

В мае 2010 года началось пилотное внедрение СЭД в администрации ЗАТО Александровск, включая управление финансов и управление муниципальной собственности. Было проведено обследование процессов работы с документами, создана концепция будущей системы, подготовлены проекты регламентов по работе с документами в электронном виде, проведено обучение пользователей. В настоящее время заканчивается последний этап внедрения – опытная эксплуатация системы.
Сомнения сотрудников

По словам Юрия Жемчужнова, самое трудное в работе заключалось в разработке концепции системы в условиях преобразований внутри администрации, связанных с объединением трех городов.
– Да, у некоторых сотрудников были опасения в работоспобности системы, – признается Юрий Жемчужнов. – Но мы отнеслись к этому спокойно: боязнь нового – это нормальная ситуация.

Как оказалось, некоторым сотрудникам администрации было не понятно, как будет построена их работа в новой системе, справятся ли они, не придется ли делать лишнюю работу? Но уже в момент обучения и демонстрации системы, а затем и при опытной эксплуатации сомнения были развеяны: работать с документами стало действительно легче. В целом можно отметить, что пилотное внедрение прошло успешно. В системе работают четыре десятка пользователей из трех городов ЗАТО Александровск. Они отмечают существенное сокращение времени при подготовке документов, возможность получения данных о ходе согласования без поиска документа по кабинетам.

– После окончания опытной эксплуатации наша компания представит ряд рекомендаций по развитию системы в ЗАТО Александровск, с включением максимального количества пользователей во всех городах и населенных пунктах ЗАТО, – сказал в заключение Юрий Жемчужнов. – Предстоит еще много работы по развитию системы, усовершенствованию и повышению эффективности работы с обращениями граждан, а также переходу на предоставление услуг в электронном виде. Ведь СЭД – это платформа для инноваций.