В Мурманской области будут создавать электронные архивы

Первые шаги к цифровизации процессов работы с документами служебной переписки в исполнительных органах государственной власти региона были сделаны еще в 2009 году с началом использования единой системы электронного документооборота – СЭДО Правительства Мурманской области в рамках концепции региональной информатизации. Развитие функционала СЭДО и ее стабильное функционирование – одна из задач, возложенных на Комитет по развитию информационных технологий и связи Мурманской области.

В 2017 году с помощью СЭДО был запущен юридически значимый электронный документооборот, участниками которого стали 26 органов исполнительной власти.

Подготовка СЭДО к возможности обмена юридически значимыми электронными документами началась еще в начале 2016 года. По итогам доработки в системе появились инструменты, необходимые для создания электронных документов в соответствии с требованиями федерального законодательства и возможность получения электронных документов от участников системы межведомственного электронного документооборота. Также органы власти начали использовать электронное согласование при подготовке документов служебной переписки.

После внесения в августе 2017 года дополнений в нормативную базу, использование электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью стало правомочным. Новый функционал активно используется, доля исходящих и внутренних документов, издаваемых в электронном виде, быстро растет, а возможности СЭДО позволят ускорить процессы подготовки и согласования проектов документов.

Следующая задача, которую предстоит решить – создание электронных архивов, обеспечивающих долгосрочное хранение электронных документов в соответствии с рекомендациями регулятора в сфере архивного дела – Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела. Электронный архив обеспечит сохранность оригинальных структурированных файлов с электронной подписью и электронных копий бумажных документов.

Помимо этого в настоящее время начинаются работы по интеграции СЭДО с федеральным порталом для загрузки результатов рассмотрения обращений граждан, на котором в соответствии с Указом Президента России с 1 июля текущего года размещается вся информация об обращениях граждан и результатах их рассмотрения. По итогам дополнения функциональности СЭДО процесс подготовки, формирования и отправки отчетности по работе с обращениями граждан в органах власти планируется перевести в автоматический режим.