В Мурманской области чиновники перешли на электронный документооборот

Доработка функциональности системы электронного документооборота  проводилась в целях выполнения требований постановления Правительства РФ от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» и Концепции региональной информатизации, утвержденной распоряжением Правительства РФ от 29.12.2014 № 2769, и переходу  с начала будущего года на юридически значимый электронный документооборот между госорганами и госорганизациями (ЮЗЭДО).СЭДО на базе российской платформы Docsvision была внедрена в Правительстве Мурманской области еще в 2009 году.

В системе автоматизирован значительный объем документооборота: всего в ней свыше 2 миллионов документов, а прирост составляет порядка 1500 документов в день. В СЭДО работает свыше 1200 пользователей.

Согласование исходящих и внутренних документов и проекты нормативно-правовых актов (НПА) традиционно выполняются ответственными сотрудниками исполнительных органов государственной власти Мурманской области (ИОГВ) вручную, путем сбора виз на бумаге. В ходе выполнения проекта был проведен анализ существующих процессов согласования документов служебной переписки ИОГВ, проектов НПА.

Были выделены роли участников процессов и произведена настройка соответствующих прав, проведен анализ возможного использования в процессах согласования документов различных видов электронной подписи в зависимости от должности сотрудника.

Помимо этого, функционал СЭДО был дополнен новыми почтовыми уведомлениями для пользователей о событиях в процессе согласования, например о завершении маршрута согласования, об исполнении задания на согласование без решения и т.п.

В рамках проекта проведен ряд настроек и доработок, которые позволят ИОГВ реализовать обмен электронными документами между госорганами и госорганизациями с учетом требований совместного приказа Минкомсвязи РФ и ФСО России №186/258 от 27.05.2015, а модуль, обеспечивающий обмен данными с федеральными органами власти по системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), обновлен до актуальной версии.

Также было проведено обучение большого числа сотрудников, разработаны инструкции и видеоурок по приемам электронного согласования, что обеспечило должные условия для максимально быстрой адаптации специалистов ИОГВ к изменениям и новым процессам в СЭДО.

Все цели проекта были успешно достигнуты. Проведенные работы позволяют согласовывать документы с использованием электронной подписи и организовать полноценный ЮЗЭДО, т.к. в СЭДО теперь имеются все инструменты для подготовки и обработки электронных документов в соответствии с требованиями федерального законодательства.

До конца текущего года в целях введения ЮЗЭДО в  Правительстве Мурманской области еще предстоит развернуть необходимую инфраструктуру УКЭП и внести изменения в ряд регламентных и организационных документов,  однако уже сегодня новый функционал СЭДО применяется  в полной мере с использованием простой электронной подписи для согласования проектов реальных документов, которые готовят специалисты ИОГВ.